Hành Trình Cảm Xúc Bất Tận
kick-off-la-gi-2-a1-teccoskyville

Kick off là gì? Các yếu tố cần lưu ý để có một trận khởi động hiệu quả

Tổng Hợp

Là một khái niệm khá mới mẻ với nhiều người, kick off được coi là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong việc nâng cao tinh thần của nhân viên trong quản lý nhân sự. Vậy Kick off là gì và chủ doanh nghiệp cần lưu ý những yếu tố nào để áp dụng Kick off hiệu quả? Hãy cùng chúng tôi chia sẻ ngay sau đây về kick off là gì – tìm hiểu về nó nhé.

1. Kick off là gì?

Khái niệm Kick off rất đa dạng và có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực như thể thao, hội nghị hoặc kinh doanh. Ở đây, chúng tôi sẽ tập trung vào kinh doanh và khởi nghiệp kinh doanh.

Trong kinh doanh, khởi xướng có nghĩa là bắt đầu hoặc mở đầu một dự án. Khái niệm này xuất hiện khi các bên liên quan chính thức kết nối với nhau và cùng nhau thực hiện kế hoạch.

kick-off-la-gi-2-a1-teccoskyville

Vai trò chính của Kick off là tạo ấn tượng ban đầu và tạo dựng niềm tin với khách hàng và đối tác. Từ đó, các đối tác và đồng nghiệp sẽ đưa ra các phương án, kế hoạch dự án nhằm đạt được mục tiêu phát triển doanh nghiệp một cách tốt nhất.

Khởi động kinh doanh thường diễn ra dưới dạng các cuộc họp khởi động dự án để mọi người có thể gặp gỡ, giao lưu và làm quen với nhau. Cuộc họp khởi động sẽ được tổ chức sau khi hai bên đã ký hợp đồng và hoàn thành các hoạt động đã thống nhất.

Đối với các dự án lớn, việc khởi xướng sẽ bao gồm việc phân công nhiệm vụ và phân phối công việc cho tất cả những người tham gia. Đặt mục tiêu để mọi người có thể hiểu và đưa ra phương hướng hoàn thành.

2. Cần chú ý những điều gì khi tổ chức kickoff là gì ?

2.1 Lập kế hoạch cuộc họp

Với tư cách là người tổ chức buổi họp khởi động, bạn cần là người trực tiếp tham gia và thực hiện công việc của dự án thì mới có thể hiểu rõ được công việc. Bằng cách khởi động quy trình, bạn sẽ có thể đánh giá năng lực thực tế và thấy rõ rủi ro và hiệu suất của từng giai đoạn, cũng như công việc trong tương lai.

2.2 Chọn thời điểm thích hợp để tổ chức cuộc họp khởi động

Để đảm bảo tính hiệu quả của cuộc họp khởi động, bạn có thể tổ chức nhiều cuộc họp để lên kế hoạch trước. Tuy nhiên, cuộc họp chính thức khởi tranh phải đề xuất, lựa chọn và làm rõ mục đích, kế hoạch, tổ chức thực hiện để xác định thời điểm khởi động hợp lý nhất.

kick-off-la-gi-2-a2-teccoskyville

Thời gian khởi động dự án có thể thay đổi do quy mô, độ phức tạp hoặc các vấn đề khác, nhưng nếu đây là thời điểm quan trọng để đảm bảo hiệu quả của cuộc họp khởi động, hãy cố gắng khắc phục. .

2.3 Không bắt đầu quá cứng nhắc

Trên thực tế, một trong những ý nghĩa phổ biến nhất của kickoff là nó là một hoạt động phấn khích cho tất cả mọi người. Vì vậy, nhất định không nên tiến hành một cách chậm rãi, nhàm chán trong các cuộc họp.

Hãy thử kết hợp các tương tác để mọi người có thể chia sẻ, thảo luận và đồng ý một cách dễ dàng theo cách vui vẻ mà không quá cứng nhắc và quá nghiêm túc.

3. Các bước để tạo một cuộc họp khởi động thành công

3.1 Tôi nên chuẩn bị những gì trước khi trận đấu bắt đầu?

Nội dung chính của phiên khai mạc sẽ là gì? Vui lòng liệt kê chi tiết và gửi trước cho những người tham gia để tăng hiệu quả của cuộc họp khởi động. Theo đặc điểm và yêu cầu của công trình, có thể gửi trước 1 ngày hoặc vài ngày. Nội dung của cuộc họp khởi động có thể tuân theo một lịch trình rõ ràng, chẳng hạn như:

• Giới thiệu dự án

• Mục tiêu, phạm vi dự án

• Các mốc tiến độ

• Ngân sách

• Chất lượng dự án

• Thu hút các nhóm và các bên liên quan

• Kế hoạch Truyền thông Dự án

• phân tích rủi ro

• Hỏi và đáp giữa các bên

3.2 Phiên khai mạc bắt đầu

Buổi kick-off nên bắt đầu bằng các tiết mục văn nghệ vui nhộn như ca nhạc hoặc mini game để tạo tinh thần thoải mái và tạo không khí vui tươi hơn để buổi kick-off đạt kết quả tốt nhất.

Hãy đưa ra những quy tắc chung để việc bắt đầu một buổi học không vòng vo mà hướng đến kết quả cuối cùng cũng như hạn chế những xung đột có thể xảy ra.

Khi thông báo lý do cuộc họp khởi động, nội dung chính và các vấn đề cần thảo luận, nhớ trình bày rõ ràng để các đại biểu hiểu và thực hiện theo đúng kế hoạch đã lập.

 

3.3 Dẫn đầu trận khởi động

Nếu bạn là trưởng nhóm phát bóng, nhiệm vụ của bạn là định hướng và chỉ đạo phát bóng đi đúng hướng, đảm bảo các vấn đề được giải quyết và đạt được kết quả cuối cùng.

Tổng quan về dự án như mục tiêu, lịch trình, ngân sách … tất cả những thứ chính mọi người sẽ thảo luận tại buổi kickoff meeting.

Truyền đạt rõ ràng các kỳ vọng và mức độ hỗ trợ từ tất cả các bên liên quan. Ví dụ, mục tiêu của họ là gì? Họ cần thông tin gì, … và tìm cách tăng sự tương tác và hỗ trợ giữa những người tham gia để đạt được sự đồng thuận và dẫn đến thành công của cuộc họp và dự án khởi động.

3.4 Tóm tắt khởi động

Phần cuối cùng của phân đoạn khởi động nên có phần Hỏi đáp để tất cả các bên giải đáp thắc mắc và làm rõ thông tin. Đây là một phần cực kỳ quan trọng để đảm bảo rằng quá trình triển khai dự án sau này không có bất cứ vấn đề gì liên quan đến sự mập mờ, hiểu nhầm.

Vào cuối cuộc họp khởi động, cần cung cấp một báo cáo tóm tắt để đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết, bao gồm cả kế hoạch hành động, ai sẽ chịu trách nhiệm và thời hạn cho mỗi hành động. Bản tóm tắt này phải được gửi đến tất cả các bên liên quan để mọi người cùng hiểu và thực hiện theo đúng vai trò, nhiệm vụ được giao.

Trên đây là những yếu tố bạn cần biết về khái niệm Kick off là gì trong quá trình thực hiện dự án của bạn và những điều nên làm và không nên để đảm bảo một phiên khởi động thành công và chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

 


Leave a Reply

Your email address will not be published.